本件のポイント
多くの企業や組合にとって「請求書業務」は負担の大きい業務の１つです。特に印刷・封入・発送といった一連の発送作業は、配送時のトラブルや個別のサポート対応なども含めると人的コストがかかる業務と言えます。
今回は、当社が開発を担当した「協同組合東西ビジネス交流センター様」の請求書システム導入事例をご紹介します。紙ベースの請求書業務から、AWSサーバーレス上で開発した請求書ダウンロードシステムへと移行したことで、どのような課題が解決されたのかをご紹介していきます。
請求書ダウンロードシステム開発前の課題
協同組合東西ビジネス交流センター様では、これまで毎月700件近い請求書を紙で発行・郵送を外部に委託していました。手作業となる対応項目が多く、そのため発生する手違い、また郵送時のトラブルなどが発生。それにより追加の個別サポート業務が発生しやすい状況となっていました。
今回の取り組みは業務委託として外注を行っていた業務のシステム化を行い、組合員様のマイページにてダウンロードができるようにするという開発要件です。
AWSサーバーレスアプリへの切り替えを行うことで、導入前に抱えていた課題を一挙に解決し、協同組合東西ビジネス交流センター様、組合員様の双方の業務負担を圧縮することに成功。
- 誤送・未送・紛失などの人的ミス → 組合員様が請求書の受け取りができないというトラブルを解消
- 印刷・封入・発送の外注コスト → 郵送コスト・外注コストの軽減
- 郵送日数によるタイムロス（2〜3日）→ 即時アップロード・即時対応が可能に
- 再送や個別対応による社員の時間的な負担 →サポート時も画面をみながらの状況確認ができ、現状把握も効率的に
導入３年後の今。社内全員にとって手放せないサービスに
Q. 開発、導入後3年。サービスの現状について教えていただけますでしょうか
A. お陰様で滞りなく稼働しており、使い方にも十分に慣れてきました。サービスは今も、毎月の請求業務に携わる全社員が業務内で利用する【なくなっては困るもの。なくてはならないサービス】になっていると感じます。組合員様の８割に導入いただき、使い易さも含め、組合員さまへのサービスアップに繋がっていると感じています。
Q. 請求書ダウンロード機能以外の評価はいかがでしょう
A. 全体の通知機能を作り込んでいただいたので、メールなどで個別案内していた内容を組合員様のマイページ内に通知できるようになり、とても助かっています。
システム開発・導入が数値改善以外でもたらした効果とは？
Q.サービスの導入前と導入後で、業務はどのように改善されましたか？
A. 改善出来た数値的な面については記事冒頭でまとめていただいた通りです。それに加え、担当としての体感面での変化をお伝えするとなると、【サポート時の自信】だと思います。
今までは、お電話口や、お問い合わせメールから状況を推測しながらのお客様対応となっていたところが、同じウェブ画面を見ながら、自信を持ってサポートができるようになりました。
ご依頼の決め手はコスト面とシステム拡張性の高さ
Q. 何故弊社にご依頼いただいたのかお聞かせいただけますか？
A.私たちの開発希望項目に対してのコスト面と、開発サービスの拡張性の高さから最終のご依頼に至りました。
AWSサーバーレスアプリ開発へのフィードバック
Q. 開発進行にあたり、全体の進行はいかがでしたでしょうか？
A. プロジェクト管理ツールを活用頂き、進行管理項目とスケジュールを明確にご案内いただきました。PCIソリューションズさん内部の進行状況なども見える化いただいたことで安心してお任せすることができました。また、ミーティング等、コミュニケーションの機会も多く、改善や課題の解決もスムーズに対応できた印象です。
開発ご担当者様間も良い印象で、信頼をしあって開発されているようにお見受けしておりました。
Q. 今後のビジネスの展望についてお聞かせください
A. 協同組合東西ビジネス交流センターでは、今後さらに顧客情報のクラウド化やWEB上での申請受付機能なども検討していきたいと考えています。
インタビューご協力先
| 社名 | 協同組合 東西ビジネス交流センター |
| URL | https://www.tozai-biz.com/ |
| 業種 | ・共同利用事業（ETCコーポレートカード及び法人ETCカード） ・共同購買事業 ・情報ネットワーク支援事業 ・教育情報事業 |
開発総評：協同組合東西ビジネス交流センター様
業務効率の向上という観点もさながら、組合員様へのサービスアップとしての成果が大きいと感じました。
開発概要
今回の協同組合東西ビジネス交流センター様の委託開発事例ではAWSクラウドアーキテクチャを活用し、請求書業務の紙からデジタルへの移行によって、コスト削減・効率化・ユーザー満足度向上を実現しました。
上記インタビューの通り、ご利用者となる組合員様にとっても使いやすく、シンプルで分かりやすいサービスとして、ご評価を頂いております。
<システム概要>
当社では今回の事例を含め、数多くのお客様へAWS サーバーレスシステムの開発・導入を提供しております。既存レガシーシステムからの移行ご相談等ございましたら、是非、当社までお問合せ頂ければ幸いです。
サービス導入までの流れ
PCIソリューションズは AWS アドバンストティアサービスパートナーです
PCIソリューションズはAWSパートナーネットワークの、アドバンストティアサービスパートナーです。AWS Lambda およびAmazon Connect のサービスデリバリープログラムの認定を受けており、200を超えるAWS技術者が在籍しております。
※本記事内の数値や画像、役職などの情報はすべて取材時点のものです
AWSサーバーレス開発のご相談はPCIソリューションズへ。